Zapytanie ofertowe na usługę doradczą związaną z obliczeniem śladu węglowego

Zapytanie ofertowe
na usługę doradczą związaną z obliczeniem śladu węglowego

 

1. Zamawiający:

    Kutnowska Hodowla Buraka Cukrowego Sp. z o.o. z siedzibą Straszków 12, 62-650 Kłodawa

2. Przedmiot zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest usługa doradcza w zakresie obliczenia śladu węglowego Spółki KHBC, zgodnie z metodologią GHG Protocol (Greenhouse Gas Protocol) w oparciu o dane udostępnione przez Zamawiającego oraz opracowania założeń do strategii dekarbonizacji.

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia został opisany w Załączniku nr 3 (OPZ) do Zapytania.

3. Miejsce i termin realizacji:

3.1 Miejscem realizacji przedmiotu zamówienia jest siedziba Zamawiającego
w Straszkowie, 62-650 Kłodawa oraz jego oddziały:

– Gospodarstwo Rolne w Straszkówku, 62-650 Kłodawa

– Stacja Hodowli Rośli w Śmiłowie, 27-530 Ożarów

– Stadnina Koni Walewice, 99-423 Bielawy: gospodarstwa: Walewice, Ktery, Goślub

3.2 Przedmiot zamówienia należy zrealizować w następujących terminach:
– Etap I i II opisany w OPZ – najpóźniej do dnia 18.10.2024 roku,
–   Etap III i IV opisany w OPZ – najpóźniej do dnia 18.11.2024 roku.

4. Warunki udziału w postępowaniu:

O zamówienie może się ubiegać wykonawca, który spełnia następujące warunki:
4.1 nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono jego upadłości,
4.2 nie naruszył on obowiązków dotyczących płatności podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, chyba że wykonawca przed upływem terminu do składania ofert dokonał płatności należnych podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz z odsetkami,
4.3 posiada doświadczenie w realizacji tożsamych usług i zrealizował minimum 3 usługi obejmujące obliczeniem śladu węglowego dla odrębnych podmiotów z branży rolniczej w tym co najmniej 1 podmiotu stanowiącego dużego przedsiębiorcę (realizacja powyższych usług powinna zostać potwierdzona referencjami),
4.4 dysponuje wystarczającą ilością kadry, posiadającą potrzebną wiedzę oraz doświadczenie, która zostanie zadysponowana do realizacji Zamówienia.

Wykonawca wraz z ofertą złoży następujące dokumenty:
Wszystkie wymagane dokumenty należy przedstawić w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej „za zgodność z oryginałem” przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy.

W przypadku nie złożenia jakiegokolwiek z wymienionych w pkt 5 dokumentów lub złożenie dokumentów zawierających błędy lub niekompletnych lub
w niewłaściwej formie np. brak potwierdzenia kopii przez uprawnione osoby do reprezentacji wykonawcy, Zamawiający może wezwać Wykonawcę jednorazowo, w zakresie danego rodzaju dokumentu, do jego uzupełnienia.
Brak uzupełnienia dokumentu spowoduje odrzucenie oferty danego Wykonawcy.

Ocena spełniania warunków wymaganych od wykonawców nastąpi wg formuły: „spełnia – nie spełnia”.

5. Wymagane od Wykonawców oświadczenia oraz dokumenty:

5.1 Oświadczenie Wykonawcy, w tym o spełnianiu warunków, o których mowa w pkt. 5, sporządzone zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 1 do Zapytania.
5.2 Wykaz zamówień wykonanych z podaniem przedmiotu tych zamówień,
dat wykonania (od-do), podmiotów, na rzecz których zamówienia zostały wykonane (nazwa, adres i telefon).

5.3 Dowody określające należyte wykonanie zamówień uwzględnionych
w wykazie, o którym mowa powyżej. Dowodami są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego zamówienia były wykonywane, określające czy te zamówienia zostały wykonane należycie, a jeżeli z przyczyn niezależnych od Wykonawcy nie jest w stanie uzyskać takich dokumentów, inne odpowiednie dokumenty – dla wykazywanych zamówień.
5.4 Aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji
i Informacji o Działalności Gospodarczej sporządzony nie wcześniej niż
6 miesięcy przed jego złożeniem. (UWAGA: Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia tych dokumentów, jeżeli Zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych).

5.5 Jeżeli w imieniu Wykonawcy działa osoba, której umocowanie do jego reprezentowania nie wynika z dokumentów, o których mowa w lit. e powyżej – pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania Wykonawcy.

6. Wymagania dotyczące oferty:

6.1 Oferta musi być sporządzona w języku polskim na formularzu ofertowym, którego wzór stanowi Załącznik nr 2 do Zapytania i złożona zgodnie
z wymaganiami określonymi w Zapytaniu.

6.2 Musi być czytelna i odpowiadać treści Zapytania.

6.3 Oferta musi być podpisana przez osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy – zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub osoby upoważnione do reprezentowania wykonawcy na podstawie pełnomocnictwa. Ofertę podpisać może pełnomocnik Wykonawcy, jeżeli do oferty zostanie załączone pełnomocnictwo ogólne do reprezentowania Wykonawcy i występowania w jego imieniu lub pełnomocnictwo szczególne do reprezentowania w niniejszym postępowaniu.

Oferta powinna zawierać cenę netto za wykonanie przedmiotu zamówienia wraz ze wskazaniem stawki podatku VAT oraz ceną brutto wyrażoną w PLN,
z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

1. W zaoferowanej cenie (ryczałt) należy ująć wszystkie przewidywane koszty związane z realizacją zamówienia naliczone zgodnie z obowiązującymi na dzień składania ofert przepisami oraz wszystkie koszty wynikające z zapisów Załącznika nr 3 (OPZ) do Zapytania, bez których realizacja przedmiotu zamówienia byłaby niemożliwa.

2 Nie dopuszcza się w Zapytaniu możliwości składania ofert częściowych, tzn. oferujących realizacje jedynie części przedmiotu zamówienia. Oferty takie będą odrzucone.

7. Sposób i termin składania ofert:

1 Ofertę należy złożyć listownie (liczy się data wpływu oferty) na adres Zamawiającego lub osobiście w siedzibie Zamawiającego w sekretariacie.
2 Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Złożenie więcej niż jednej oferty przez Wykonawcę spowoduje, iż oferty takie zostaną odrzucone.
3 Ofertę należy złożyć w zamkniętej kopercie z dopiskiem „Oferta na usługę doradczą związaną z obliczeniem śladu węglowego KHBC Sp. z o.o.- nie otwierać przed: 17.09.2024 r. godz. 10:00”. Na kopercie poza dopiskiem jw. należy umieścić nazwę i adres Wykonawcy.

4 Termin składania ofert upływa dnia 17.09.2024 r. do godz. 10:00.

8. Miejsce i termin otwarcia ofert:

Komisyjne rozpatrzenie ofert nastąpi do dnia 18.09.2024 r. w siedzibie Zamawiającego. W otwarciu ofert będą uczestniczyli tylko pracownicy Zamawiającego.

9. Zasady i tryb wyboru oferty:

9.1 Wybór oferty zostanie dokonany spośród ofert niepodlegających odrzuceniu.
9.2 Oferty oceniane będą wg następujących zasad i kryteriów oceny ofert:
– kryterium cenowe – cena ofertowa – waga 70 pkt.,

– kryterium jakościowe – doświadczenie w zakresie realizacji usług tożsamych
z przedmiotem zamówienia – waga 30 pkt.;

punkty za to kryterium będą wyliczane następująco: za wykazanie, przez którąkolwiek z osób wskazanych na potwierdzenie spełnienia warunku udziału, wykonania jako autor/współautor dodatkowej liczy dokumentacji wyliczenia śladu węglowego spełniającego zakres wymagany w warunku dla danej osoby, oferta otrzyma 5 pkt. Punkty będą przyznawane dla każdej dodatkowej, ponad liczbę wymaganą w warunku, wykonanej ww. dokumentacji. Maksymalnie można uzyskać łącznie za dodatkowe dokumentacje 30 pkt.
9.3 W przypadku nie podania przez Wykonawcę w ofercie ceny oferty, Zamawiający odrzuci ofertę takiego Wykonawcy.

UWAGA:
W przypadku gdy wykazane w Wykazie osób doświadczenie danej osoby nie będzie wystarczające do wykazania minimum wskazanego w warunku udziału dla tej osoby, ewentualne wezwanie do uzupełnienia informacji będzie na potrzeby tylko i wyłącznie oceny spełniania warunku udziału.
9.4 Oferta z najwyższą liczbą punktów zostanie uznana za ofertę najkorzystniejszą.
9.5 Jeżeli nie można wybrać najkorzystniejszej oferty z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający wybierze spośród tych ofert ofertę, która ma najniższą cenę. Jeżeli nie można dokonać wyboru oferty w sposób, o którym mowa w pierwszym zdaniu, Zamawiający wezwie tych wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych zawierających nową cenę. Oferty dodatkowe nie mogą oferować cen wyższych niż zaoferowane w uprzednio złożonych przez nich ofertach. W przypadku złożenia takich samych cen ofert dodatkowych Zamawiający unieważni postępowanie.
9.6 Zamawiający poprawi w ofercie wszelkie oczywiste omyłki rachunkowe
i pisarskie oraz inne omyłki niepowodujące istotnych zmian w treści oferty.
9.7 W przypadku gdy cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, postępowanie zostanie unieważnione.

9.8 Zamawiający zastrzega sobie prawo do uzyskania od Wykonawcy wszelkich wyjaśnień treści złożonej oferty, w tym w zakresie kalkulacji zaoferowanej ceny oferty.
9.9 Zamawiający zastrzega sobie prawo do niedokonywania wyboru oferty bez podania przyczyny.

9.10 Zamawiający zawiadomi niezwłocznie Wykonawców o wyniku postępowania.
9.11 Zawarcie umowy w wyniku przeprowadzonego postępowania nastąpi po zaakceptowaniu najkorzystniejszej oferty i podjęciu decyzji przez właściwy organ Zamawiającego.
9.12 Oferta zostanie odrzucona, jeżeli:

– zostanie złożona po wyznaczonym terminie lub w niewłaściwym miejscu,
– nie będzie zawierała informacji i dokumentów wymaganych w Zapytaniu,
– została złożona w warunkach czynu nieuczciwej konkurencji w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 roku o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji,
– została złożona przez Wykonawcę, który w wyniku lekkomyślności lub niedbalstwa przedstawił informacje wprowadzające w błąd, co mogło mieć istotny wpływ na decyzje podejmowane przez Zamawiającego w postępowaniu,
– nie będzie spełniać wymagań i warunków wskazanych w Zapytaniu.
9.13 Jeżeli Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza uchyli się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę kolejnego wykonawcy którego oferta jest najkorzystniejsza.

9.14 Zamawiający zastrzega sobie możliwość przeprowadzenia z wykonawcami, których oferty nie podlegają odrzuceniu, negocjacji w zakresie zaproponowanych cen ofertowych. O zastosowaniu negocjacji Zamawiający poinformuje Wykonawców i prześle stosowne zaproszenia. W zaproszeniu zostanie wskazany termin i miejsce negocjacji. Negocjacje nie są obowiązkowe.
Po przeprowadzonych negocjacjach wszyscy wykonawcy, którzy byli zaproszeni do negocjacji, zostaną wezwani do złożenia ofert ostatecznych. W wezwaniu zostanie wyznaczony termin do ich złożenia (miejsce i forma złożenia ofert pozostaje bez zmian). Składane oferty ostateczne powinny zawierać ceny ofertowe nie wyższe niż te które zostały złożone przez danego wykonawcę pierwotnie w ofercie, w przeciwnym przypadku oferta takiego wykonawcy zostanie odrzucona. W przypadku nie złożenia przez danego wykonawcę oferty ostatecznej wiążąca będzie cena z pierwotnie złożonej oferty. W zakresie wyboru oferty ww. postanowienia punktów dotyczące wyłonienia oferty będą stosowane odpowiednio. W uzasadnionych przypadkach, Zamawiający dopuszcza możliwość przeprowadzenia ponownych negocjacji, już po złożeniu ofert ostatecznych.

10. Termin związania ofertą:

30 dni od upływu terminu składania ofert. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

11. Udzielenie wyjaśnień dotyczących Zapytania:

11.1 Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści Zapytania kierując zapytania na adres straszkow@khbc.pl, nie później niż na 4 dni przed upływem terminu składania ofert. Zamawiający odpowie niezwłocznie na pytania.

11.2 W uzasadnionym przypadku przed terminem składania ofert Zamawiający może zmodyfikować treść Zapytania oraz dokonać zmiany terminu składania ofert.
11.3 O każdej zmianie Zapytania czy terminu składania ofert, Zamawiający powiadomi niezwłocznie na stronie prowadzonego postępowania.
11.4 Komunikacja z Wykonawcami: e-mail straszkow@khbc.pl

12. Pozostałe informacje:

12.1 Zamawiający informuje, że w zakresie udzielania zamówień nie podlega obowiązkowi stosowania Ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2023, poz. 1605 ze zm.), a uczestnikom postępowania nie przysługują środki ochrony prawnej przewidziane w przywołanej ustawie.
12.2 Zamawiający bez podania przyczyn może odstąpić od przeprowadzenia postępowania lub przedłużyć termin do składania ofert.
12.3 Zamawiającemu przysługuje prawo zamknięcia postępowania na każdym jego etapie bez wybrania którejkolwiek z ofert, bez podania przyczyny.
12.4 Z tytułu odrzucenia oferty, niedokonania wyboru oferty, odstąpienia od przeprowadzenia postępowania, zamknięcia postępowania bez wyboru oferty lub unieważnienia postępowania, Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia przeciwko Zamawiającemu.

12.5 Złożona w postępowaniu oferta staje się własnością Zamawiającego. Zamawiający nie ma obowiązku ujawniania jakichkolwiek informacji dotyczących ofert złożonych w postępowaniu.

12.6 Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (t.j. Dz.U. z 2022 r., poz. 1233), co do których Wykonawca zastrzegł, nie później niż w terminie składania ofert, że nie mogą być udostępnione, musza być oznakowane klauzulą: „nie udostępniać – informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa” i załączone jako odrębna część, nie złączona z ofertą w sposób trwały.
12.7 Wykonawca ponosi wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem
i złożeniem oferty. Zamawiający w żadnym przypadku nie odpowiada za koszty poniesione przez Wykonawcę w związku z przeprowadzeniem wizji lokalnej, przygotowaniem i złożeniem oferty. Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia z tego tytułu w stosunku do Zmawiającego.

12.8 Uczestnicy niniejszego postępowania zobowiązują się do przestrzegania wymagań w zakresie przepisów o ochronie danych osobowych (RODO).

Zapytanie ofertowe- ślad węglowy

Zał.1 – zapytanie ofertowe – ślad weglowy

Zał.2 – zapytanie ofertowe – ślad węglowy

Zał.3 – zapytanie ofertowe – ślad węglowy